Этикет электронной переписки

Основные правила этикета при электронной переписке

Пишите тему письма

Тема помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, о чем письмо, если назвать его «Отчет» или «Фото». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Информация по совещанию об успеваемости» или «Фотографии для стенда о спорте». Для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно» «важно» и т. п. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Разделяйте текст на абзацы. Размещайте ссылки в конце письма. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить.

Подписывайте письма 

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название организации, способы связи. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи лишнюю информацию.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». Лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы. Не высылайте пять файлов пятью отдельными письмами. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник (облако).

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках.

Отвечайте быстро

Напишите ответ при первой возможности. Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу: звуковое оповещение может разбудить адресата, некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой, ваше письмо может просто затеряться среди других.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным.

Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Не используйте заглавные буквы для выделения текста

В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Последнее изменениеПятница, 27 января 2023 14:48
в в е р х
в н и з